Warunki płatności, spory i zasady rozliczeń na ExusTrans

Przegląd zasad finansowych na ExusTrans

ExusTrans działa jako cyfrowy marketplace logistyczny i udostępnia bezpieczne narzędzia do fakturowania oraz płatności. Wszystkie transakcje finansowe są regulowane przejrzystymi zasadami, zaprojektowanymi tak, aby chronić zarówno klientów, jak i przewoźników.

• 💳 Bezpieczne przetwarzanie płatności
• 📄 Ustandaryzowane fakturowanie
• ⚖️ Zgodność prawna
• 🔒 Zapobieganie nadużyciom
• 📊 Przejrzyste raportowanie

Warunki płatności

Warunki płatności określają, kiedy i w jaki sposób użytkownicy muszą regulować faktury.

• 📅 Zatwierdzeni klienci: 30 dni
• 💳 Klienci standardowi: płatność natychmiastowa
• 🧾 Warunki płatności widoczne na każdej fakturze
• ⚠️ Opóźnienia płatności monitorowane automatycznie

Niedotrzymanie warunków płatności może skutkować ograniczeniami konta.

Opóźnione płatności i ograniczenia konta

Faktury, które nie zostaną opłacone w uzgodnionym terminie płatności, są uznawane za zaległe.

• ⏳ Automatyczne przypomnienia o zaległościach
• 📧 Powiadomienia o płatności
• 🔒 Tymczasowe ograniczenia konta
• 🚫 Zawieszenie w przypadku powtarzających się opóźnień
• ⚖️ Możliwe dochodzenie należności na drodze prawnej

ExusTrans zastrzega sobie prawo do ograniczenia dostępu do platformy do czasu uregulowania zaległych należności.

Spory dotyczące faktur i proces weryfikacji

Użytkownicy, którzy uważają, że faktura zawiera nieprawidłowe informacje, mogą zgłosić spór do weryfikacji.

• 📅 Spory należy zgłosić w ciągu 14 dni
• 📄 Wymagane dokumenty potwierdzające
• 🧠 Weryfikacja przez zespół rozliczeń
• 📑 Analiza zapisów platformy
• ✏️ Korekty wystawiane, gdy są uzasadnione

Faktury niezakwestionowane w dozwolonym terminie są uznawane za zaakceptowane.

Korekty, zmiany rozliczeń i noty kredytowe

W przypadku potwierdzenia błędów rozliczeniowych ExusTrans może wystawić korekty lub noty kredytowe.

• 📝 Korekty faktur
• 📉 Noty kredytowe
• 📄 Dokumenty zaktualizowane
• 📆 Zaktualizowane harmonogramy płatności

Wszystkie korekty są dokumentowane i archiwizowane na potrzeby zgodności.

Zwroty i anulowania

Zwroty i korekty rozliczeń mogą mieć zastosowanie w przypadku anulowania zlecenia lub wyjątkowych okoliczności.

• ❌ Anulowanie przed odbiorem: możliwy zwrot
• 🚛 Niewykonany transport: weryfikacja sprawy
• 💶 Częściowe rozliczenie, gdy ma zastosowanie
• 🧾 Nota kredytowa zamiast zwrotu gotówkowego
• 🧠 Indywidualna ocena przypadku

Decyzje dotyczące zwrotów opierają się na zapisach platformy, historii czatu oraz zobowiązaniach umownych.

Niedostarczenia i sytuacje wyjątkowe

W rzadkich przypadkach usługi transportowe mogą zostać przerwane z przyczyn technicznych, logistycznych lub zewnętrznych.

• 🌧️ Siła wyższa
• 🚧 Opóźnienia na granicach
• ⚠️ Awarie pojazdów
• 📄 Wymagana dokumentacja
• 🧠 Rozstrzygnięcie indywidualne

ExusTrans ocenia każdą sytuację indywidualnie w celu określenia konsekwencji rozliczeniowych.

Obowiązki użytkowników i zgodność prawna

ExusTrans działa jako platforma cyfrowa. Użytkownicy pozostają odpowiedzialni za własne zobowiązania prawne i finansowe.

• 🧾 Deklaracje VAT
• 📄 Dokumentacja księgowa
• 📑 Dokumentacja celna
• 🏢 Licencje i zezwolenia na prowadzenie działalności
• ⚖️ Zgodność z regulacjami

ExusTrans nie działa jako doradca podatkowy, agent celny ani przedstawiciel prawny.

Zapobieganie nadużyciom i mechanizmy bezpieczeństwa

Platforma wdraża mechanizmy bezpieczeństwa, aby zapobiegać nadużyciom i nieuczciwym zachowaniom.

• 🔍 Monitorowanie transakcji
• 🔐 Weryfikacja tożsamości
• 🚫 Wykrywanie nadużyć
• 📊 Analiza ryzyka
• ⚠️ Weryfikacja kont

Podejrzana aktywność może skutkować tymczasowym lub trwałym zawieszeniem konta.

Retencja danych i archiwizacja finansowa

Faktury i zapisy finansowe są przechowywane zgodnie z wymogami prawnymi Belgii oraz UE.

• 📁 Bezpieczne przechowywanie cyfrowe
• 🔒 Dostęp zgodny z RODO
• 📅 Długoterminowa archiwizacja
• 📊 Dostępność na potrzeby audytu

Użytkownikom zaleca się prowadzenie własnych archiwów finansowych.

Ograniczenie odpowiedzialności platformy

ExusTrans dostarcza narzędzia techniczne do rozliczeń i płatności, ale nie gwarantuje wyników handlowych.

• ⚖️ Brak odpowiedzialności za straty biznesowe
• 🚫 Brak odpowiedzialności za niewłaściwe działania użytkowników
• 📄 Brak gwarancji odzyskania płatności
• 🧠 Platforma jako pośrednik

Użytkownicy pozostają w pełni odpowiedzialni za zobowiązania umowne wobec siebie nawzajem.

Rozwiązywanie sporów i komunikacja

ExusTrans zachęca do profesjonalnej i przejrzystej komunikacji między użytkownikami.

• 💬 Wiadomości na platformie
• 📧 Zgłoszenia do wsparcia
• 🧠 Wsparcie mediacyjne
• 📄 Pisemne zapisy

Cała komunikacja związana ze sporami powinna odbywać się w ramach platformy.

Korzyści z ustrukturyzowanych zasad rozliczeń

Jasne zasady płatności i rozstrzygania sporów zwiększają niezawodność platformy oraz zaufanie użytkowników.

• ✅ Mniej konfliktów
• ✅ Szybsze płatności
• ✅ Lepsza płynność finansowa
• ✅ Bezpieczeństwo prawne
• ✅ Profesjonalna współpraca

❓ Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kiedy muszę opłacić fakturę?

Płatność należy zrealizować zgodnie z terminem płatności wskazanym na fakturze. Zatwierdzeni klienci mają 30 dni, natomiast klienci standardowi muszą zapłacić natychmiast.

Co się stanie, jeśli zapłacę po terminie?

Opóźnione płatności mogą skutkować przypomnieniami, tymczasowymi ograniczeniami konta lub zawieszeniem do czasu uregulowania zaległych należności.

Czy moje konto może zostać zawieszone za nieopłacone faktury?

Tak. Powtarzające się opóźnienia płatności lub nieopłacone faktury mogą prowadzić do tymczasowych lub trwałych ograniczeń konta.

Jak mogę zakwestionować fakturę?

Reklamacje faktur należy zgłaszać do wsparcia ExusTrans w ciągu 14 dni i muszą one zawierać dokumenty potwierdzające.

Co się stanie, jeśli nie zakwestionuję faktury?

Faktury niezakwestionowane w dozwolonym terminie są uznawane za zaakceptowane i muszą zostać opłacone.

Czy faktury mogą zostać skorygowane po wystawieniu?

Tak. Jeśli błąd zostanie potwierdzony, ExusTrans może wystawić fakturę korygującą lub notę kredytową.

Jak obsługiwane są zwroty?

Zwroty są weryfikowane indywidualnie i zazwyczaj realizowane poprzez noty kredytowe, a nie bezpośrednie wypłaty gotówkowe.

Co się stanie, jeśli transport nie dojdzie do skutku lub zostanie anulowany?

Niewykonane lub anulowane transporty są analizowane indywidualnie. W zależności od okoliczności mogą mieć zastosowanie korekty rozliczeń.

Czy ExusTrans gwarantuje, że otrzymam zapłatę?

Nie. ExusTrans udostępnia narzędzia płatnicze, ale nie gwarantuje odzyskania płatności między użytkownikami.

Kto odpowiada za VAT i raportowanie podatkowe?

Każda firma odpowiada za własne deklaracje VAT, rozliczenia podatkowe oraz obowiązki księgowe.

Czy ExusTrans zapewnia doradztwo prawne lub finansowe?

Nie. ExusTrans dostarcza techniczne narzędzia rozliczeniowe, ale nie zastępuje profesjonalnych doradców prawnych, podatkowych ani księgowych.

Jak rozwiązywane są spory między klientami a przewoźnikami?

ExusTrans może zapewnić wsparcie mediacyjne, jednak użytkownicy pozostają odpowiedzialni za rozwiązywanie sporów umownych.

Czy moje dane płatnicze są bezpieczne?

Tak. ExusTrans korzysta z szyfrowanych połączeń oraz bezpiecznych dostawców płatności, aby chronić dane finansowe.

Jak długo przechowywane są faktury?

Faktury są przechowywane w sposób bezpieczny zgodnie z belgijskimi i unijnymi wymogami prawnymi dotyczącymi okresu retencji.

Czy ExusTrans może zmienić zasady płatności?

Tak. Zasady płatności i rozliczeń mogą zostać zaktualizowane, gdy wymagają tego przepisy prawa lub polityka platformy. Użytkownicy są informowani o istotnych zmianach.

Podsumowanie

Dzięki zdefiniowaniu jasnych warunków płatności, procedur sporów oraz odpowiedzialności prawnych ExusTrans tworzy stabilne i godne zaufania środowisko współpracy logistycznej. Zasady te chronią użytkowników, wspierają uczciwe praktyki biznesowe i zapewniają długoterminową trwałość platformy.