Od zakończonych ofert do faktur – jak działa rozliczanie w ExusTrans

Przegląd procesu rozliczeń ExusTrans

Każda faktura w ExusTrans jest generowana na podstawie zweryfikowanych danych platformy. Zapewnia to, że w rozliczeniach uwzględniane są wyłącznie ukończone i potwierdzone zlecenia transportowe.

1. 🚛 Zlecenie transportowe zostaje zrealizowane
2. 💬 Oferta zostaje potwierdzona na czacie
3. 📁 Oferta zostaje zapisana jako Zakończona oferta
4. 🧑‍💼 Administrator weryfikuje okres rozliczeniowy
5. 🧾 Generowana jest faktura
6. 📄 Plik PDF zostaje wystawiony i zapisany

Krok 1: Oferty transportowe są zamykane na czacie

Po zakończeniu dostawy obie strony potwierdzają realizację w systemie czatu ExusTrans. To potwierdzenie stanowi oficjalne zakończenie usługi transportowej.

• 📱 Potwierdzenie jest dokonywane na czacie
• 📦 Status dostawy jest weryfikowany
• 💬 Ostateczna cena i koszty są potwierdzane
• 🔒 Rekord jest blokowany na potrzeby rozliczeń

Do etapu fakturowania mogą przejść wyłącznie oferty w pełni potwierdzone przez obie strony.

Krok 2: Zakończone oferty są zapisywane jako Zakończone oferty

Po potwierdzeniu każdy zakończony transport jest zapisywany w systemie jako Zakończona oferta. Ten zapis staje się oficjalnym punktem odniesienia finansowego dla fakturowania.

• 📌 Lokalizacja: Mój profil → Zakończone oferty
• 🧾 Ostateczna uzgodniona cena
• 🛣️ Zatwierdzone opłaty drogowe i dodatki
• 📍 Trasa i szczegóły dostawy
• 🕒 Znacznik czasu zakończenia

Zakończonych ofert nie można edytować po potwierdzeniu. Gwarantuje to integralność rozliczeń i zapobiega wprowadzaniu zmian z mocą wsteczną.

Krok 3: Walidacja i przygotowanie do rozliczeń

Przed wygenerowaniem faktury system automatycznie weryfikuje wszystkie Zakończone oferty, aby zapewnić spójność danych.

• 🔍 Weryfikacja statusu realizacji
• 📄 Walidacja cen i kosztów
• 🏢 Sprawdzenie danych firmy
• 💶 Weryfikacja VAT i kraju
• ⚠️ Wykrywanie brakujących informacji

Oferty, które nie przejdą walidacji, są tymczasowo wykluczane do czasu uzupełnienia lub korekty.

Krok 4: Administrator generuje faktury dwa razy w miesiącu

Faktury w ExusTrans są generowane przez administratorów zgodnie ze stałymi cyklami rozliczeniowymi. Zapewnia to przewidywalne okresy księgowe.

• 📅 Okres 1: 1. – 14. dzień miesiąca
• 📅 Okres 2: 15. – koniec miesiąca
• 📊 Uwzględniane są tylko zwalidowane Zakończone oferty
• 🧠 Automatyczne grupowanie według Klienta i Przewoźnika

Ten scentralizowany proces generowania zapewnia spójność i zgodność z wymogami regulacyjnymi.

Krok 5: Automatyczne naliczanie prowizji

ExusTrans stosuje standardową prowizję platformy do usług świadczonych przez Przewoźników. Prowizja jest naliczana automatycznie i w sposób przejrzysty.

• 🧮 Stawka standardowa: 20%
• 📌 Naliczana od ceny netto transportu
• ✅ Ujęta na fakturze dla Klienta
• 📄 Widoczna w dokumentach rozliczeniowych

System zapobiega błędnym wycenom i zapewnia, że Przewoźnicy zawsze prawidłowo kalkulują oferty.

Krok 6: Reguły VAT i podatkowe są stosowane automatycznie

Podczas wystawiania faktury system określa właściwe zasady VAT na podstawie lokalizacji firmy i danych rejestracyjnych.

• 🇧🇪 Belgijski VAT (21%) – gdy ma zastosowanie
• 🇪🇺 Odwrotne obciążenie w UE
• 🌍 Poza zakresem dla podmiotów spoza UE
• 📑 Dodawane są podstawy prawne

Proces ten zapewnia, że faktury są zgodne z przepisami belgijskimi i europejskimi.

Krok 7: Generowanie faktur PDF

Po obliczeniach i walidacji ExusTrans automatycznie generuje faktury PDF zgodne z wymogami prawnymi.

• 🧾 Unikalny numer faktury
• 🏢 Identyfikacja firmy
• 💶 Zestawienie cen
• 📑 Informacje dotyczące VAT
• 📆 Data wystawienia i okres

Dokumenty PDF nadają się do księgowości, audytów i raportowania finansowego.

Krok 8: Dostęp i pobieranie faktur

Wszystkie wygenerowane faktury są bezpiecznie przechowywane na kontach użytkowników i pozostają dostępne w dowolnym momencie.

• 👤 Lokalizacja: Mój profil → Faktury
• ⬇️ Pobieranie PDF jednym kliknięciem
• 📊 Śledzenie statusu faktury
• 📁 Archiwum historyczne

Użytkownikom zaleca się pobieranie i archiwizowanie faktur na potrzeby własnej księgowości.

Korzyści systemu rozliczeń ExusTrans

Zautomatyzowany proces rozliczeń zapewnia istotne korzyści zarówno dla Klientów, jak i Przewoźników.

• ✅ Mniejsze obciążenie administracyjne
• ✅ Przejrzyste ceny
• ✅ Niższe ryzyko sporów
• ✅ Dokumentacja gotowa do audytu
• ✅ Przewidywalne cykle rozliczeniowe

❓ Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kiedy oferta staje się Zakończoną ofertą?

Oferta staje się Zakończoną ofertą po zrealizowaniu transportu i potwierdzeniu dostawy przez obie strony na czacie.

Gdzie mogę zobaczyć moje Zakończone oferty?

Wszystkie zrealizowane zlecenia znajdziesz w: Mój profil → Zakończone oferty.

Czy mogę edytować Zakończoną ofertę po potwierdzeniu?

Nie. Zakończone oferty są blokowane po potwierdzeniu, aby zapewnić przejrzyste i wiarygodne rozliczenia.

Jak często generowane są faktury?

Faktury są generowane dwa razy w miesiącu: od 1. do 14. dnia oraz od 15. dnia do końca miesiąca.

Kto generuje faktury?

Faktury są generowane przez administratorów ExusTrans na podstawie zweryfikowanych danych Zakończonych ofert.

Czy wszystkie zakończone oferty są uwzględniane na kolejnej fakturze?

Tak. Wszystkie zwalidowane Zakończone oferty w danym okresie rozliczeniowym są uwzględniane na kolejnej fakturze.

Jak naliczana jest prowizja 20%?

Prowizja jest naliczana automatycznie od ceny netto Przewoźnika i uwzględniana na fakturze końcowej.

Kiedy naliczany jest VAT?

VAT jest naliczany automatycznie podczas generowania faktury na podstawie lokalizacji firmy i danych rejestracji VAT.

Kiedy tworzona jest faktura PDF?

Faktury PDF są generowane niezwłocznie po zakończeniu i zatwierdzeniu cyklu rozliczeniowego.

Gdzie mogę pobrać moje faktury?

Wszystkie faktury są dostępne w: Mój profil → Faktury i można je pobrać w dowolnym momencie.

Co się stanie, jeśli moja Zakończona oferta zawiera nieprawidłowe informacje?

Należy niezwłocznie skontaktować się z pomocą techniczną ExusTrans. Korekty można wprowadzać wyłącznie przed wygenerowaniem faktury.

Dlaczego moja Zakończona oferta nie znajduje się na fakturze?

Zakończona oferta może zostać wykluczona, jeśli jest niekompletna, w trakcie weryfikacji lub brakuje wymaganych danych.

Czy mogę otrzymywać faktury częściej?

Nie. Faktury są wystawiane zgodnie ze stałymi cyklami rozliczeniowymi, aby zapewnić spójność księgowania.

Jak długo faktury są przechowywane w ExusTrans?

Faktury są bezpiecznie przechowywane na Twoim koncie i pozostają dostępne zgodnie z wymogami prawnymi dotyczącymi okresów przechowywania.

Czy muszę przechowywać własne kopie faktur?

Tak. Użytkownicy są odpowiedzialni za pobieranie i archiwizowanie faktur na potrzeby własnej księgowości oraz ewidencji podatkowej.

Podsumowanie

Od potwierdzenia na czacie po dostarczenie finalnego pliku PDF – ExusTrans zarządza całym procesem fakturowania w sposób uporządkowany i przejrzysty. Dzięki wykorzystaniu Zakończonych ofert jako jedynego źródła prawdy, automatycznemu naliczaniu prowizji i zasad VAT oraz generowaniu zgodnych dokumentów platforma zapewnia wiarygodne rozliczenia dla wszystkich użytkowników.